Asistencia técnica para licitaciones, cuando el número es lo que cuenta (parte II)

Hace unas semanas publiqué un artículo sobre aspectos a considerar antes de empezar a definir el Presupuesto Base de Licitación en un servicio de asistencia técnica para licitaciones.

En esta segunda parte, voy a explicar un poco algunas cositas a tener en cuenta en el desarrollo del PBL y su “retoque” final… Espero que si la primera parte te gustó (y te sirvió de ayuda), esta segunda no sea menos…

Asistencia técnica para licitaciones

Foto by David Castillo from FreeDigitalPhotos

En busca del PBL perdido

Cuando una constructora encarga un servicio de asistencia técnica para licitaciones, es muy probable que quiera saber cuanto antes a cuánto sube el Presupuesto Base de Licitación.

Así que en primer lugar se deberá definir con cierta rapidez todos los cambios técnicos y demás soluciones de mejora o variante que se haya acordado plantear. Y seguidamente a toda prisa hacer un listado de elementos a pedir ofertas a comerciales, principalmente equipos… y pedirlas, claro… y reclamarlas, porque el margen de tiempo siempre es pequeño y alguna oferta no acaba de llegar.

Cómo las tareas a realizar son muchas y el tiempo escaso, se suelen repartir trabajos: mientras uno define cambios y soluciones, otro se dedica a inventariar equipos y pedir ofertas, mientras otro va montando el presupuesto a desarrollar.

Como ya he comentado antes, el presupuesto se desarrollará a partir de distintas bases de precios. Si a esta circunstancia se le añade que en él trabajen más de una persona, recomiendo ir con mucho cuidado… una mala coordinación puede suponer que alguien se quede toda una noche revisando el presupuesto…

Así que, si os encontráis en más de una persona se dedica a ir montado el presupuesto os recomiendo que:

  1. Establezcáis cuáles son las bases de precios de referencia y su orden de prioridad.
  2. Establecer una codificación de partidas nuevas de manera que se identifique quién ha creado cada partida y que en el momento de fusionar partes no se “sobreescriban” partidas.
  3. Repartir entre las personas los capítulos enteros del presupuesto, y que cada uno trabaje en un archivo de presupuesto distinto e independiente.
  4. La fusión de todos los presupuestos repartidos lo haga una única persona.

Una vez completado el Presupuesto Base de Licitación, sólo queda enviárselo cuanto antes al cliente (es decir, a la constructora) para que pueda empezar a hacer sus cuentas… Si además le pasáis una estadística de partidas ordenadas por importe total, os lo agradecerán… aunque no os lo manifiesten explícitamente.

Último paso: Extreme makeover del PBL

Al final, el objetivo es que la constructora conozca un importe del PBL y su composición para poder hacer las cuentas de la baja a ofertar… De esta manera tienes un par de días de “descanso” para poder dedicarte y echar mano al resto de tareas del proyecto de licitación (revisar planos, redactar documentación técnica, etc.)

Hasta que llega el día que el cliente se pone en contacto contigo para comunicarte la modificación que se debe hacer en el presupuesto para que el importe total sea el de la baja que ellos ofertarán… El nivel de dedicación que tendrás que emplear para conseguir ese número dichoso dependerá de cómo puedas hacer la modificación.

  • Puede que te envíen un listado de elementos o de partidas a las que deberás modificar el precio…
    • Modificar los elementos son sencillos ya que sólo tienes que substituir en tu presupuesto el importe de cada uno
    • Modificar las partidas puede ser simple si no debes justificarlas (cambias e importe y listo), pero si tienen justificación tendrás que jugar con los rendimientos para conseguir el importe deseado.
  • Puede que te indiquen exactamente un importe total… y aquí dependerás de la suerte ya que aunque en los programas de presupuestos puedes indicar un importe objetivo, no suele ser habitual que los importes cuadren y siempre suele haber un desfase de unos pocos céntimos o euros entre el importe que te han indicado y el objetivo encontrado por el programa.
  • Puede que te indiquen sólo un porcentaje de baja… con lo que volverás a depender de la suerte, por la misma razón que antes…

Por eso es vital enviar cuanto antes al cliente el presupuesto, para que la modificación no tengas que hacerla a ultimísima hora… si no que sea a ultimísimo día.

La diferencia es muy sutil, de apenas unas horas… pero siempre es mejor poder cerrar el trabajo a una hora decente (pongamos a las 11, de la noche), que no tener que estar esperando sólo en la oficina la llamada del cliente (a las 2 de la madrugada) para poder cerrar el presupuesto y todos los documentos que dependen de la dichosa cifra final, para que el proyecto de licitación le llegue físicamente (es decir, que los lleves tú mismo) a las 12 del mediodía (del mismo día, no lo olvidemos…)

¿Alguna anécdota en asistencia técnica para licitaciones?

Ya te digo que esto de esperar sólo hasta las 2 de la madrugada para cerrar el número lo he vivido en persona… ¿Tiene tú también alguna vivencia curiosa sobre licitaciones? Te animo a que nos la cuentes… Y si además te decides a compartir el artículo mediante los enlaces sociales, mis esfuerzos (y trasnochadas) no quedarán en balde…

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